Додаток 2
до Інструкції про організацію розгляду звернень та проведення особистого прийому громадян у Міністерстві оборони України та Збройних Силах України
(пункт 6 розділу II)

N
з/п

Дата підписання (надсилання) звернення

Дата надходження та реєстраційний індекс

Прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання (електронна адреса, номер телефону), категорія, соціальний стан заявника

Звідки надіслано, дата, індекс, взяття на контроль

Вид звернення, форма та ознака надходження

Основні та додаткові питання

Зміст резолюції, автор та дата, виконавець, строк виконання

Відмітка про передачу на виконання

Відмітка про виконання, результати розгляду, зняття з контролю

Номер справи за номенклатурою

короткий зміст

індекси

1

2

3

4

5

6

7

7а

8

9

10

11

Елементи

Пояснення до заповнення

Графа 1

порядковий номер надається в порядку надходження

Графа 2

дата підписання заявником письмового звернення або надсилання електронного звернення, дата надходження звернення за допомогою засобів телефонного зв'язку

Графа 3

число, місяць, рік надходження, початкова літера прізвища автора (для колективних листів, листів без підпису - відповідно проставляється відмітка "КО", "БП")

Графа 4

прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання, електронна адреса, номер телефону та дані про автора (інвалід, ветеран війни, ветеран праці, багатодітна сім'я; робітник, службовець, підприємець, пенсіонер тощо)

Графа 5

найменування організації, що надіслала звернення, дата та індекс супровідного листа, відмітка про здійснення контролю

Графа 6

вид звернення (пропозиція, заява, скарга), первинне чи повторне, отримане поштою, з використанням Інтернету, засобів електронного зв'язку (електронне звернення), отримане за допомогою засобів телефонного зв'язку, на особистому прийомі, через уповноважену особу тощо

Графи 7, 7а

стислий виклад порушених основних та додаткових питань та їх індекси, що проставляються в такому самому порядку, як і під час заповнення реєстраційно-контрольної картки

Графа 8

основний зміст та дата резолюції; посада, прізвище та ініціали керівника - автора резолюції, прізвище виконавця, строк виконання (зазначається відповідно до резолюції або строків, установлених законодавством)

Графа 9

прізвище, ініціали особи, яка отримала звернення на виконання, підпис та дата отримання

Графа 10

дата, реєстраційний індекс і зміст документа, в якому міститься остаточне рішення, та прийняті рішення з усіх порушених питань; прізвище керівника або посадової особи, яка прийняла рішення про зняття з контролю

Графа 11

заповнюється після прийняття рішення "До справи"