ЗАТВЕРДЖЕНО 
Наказ 
Міністерства юстиції України 
07.06.2017  № 1829/5

Зареєстровано в Міністерстві 
юстиції України 
08 червня 2017 р. 
за № 699/30567

Індекс справи

Заголовок справи (тому, частини)

Кількість справ (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

01 - Адміністративно-господарська діяльність

01-01

Нормативно-правові акти з питань примусового виконання рішень, методичні вказівки, роз’яснення та рекомендації, інформаційні листи

До заміни новими, 
ст. 1-б, 2-б, 3-б, 20-б

01-02

Накази Міністерства юстиції України з питань діяльності приватного виконавця, надіслані до відома

Доки не мине потреба, 
ст. 16-а

01-03

Накази з кадрових питань тривалого (понад 10 років) зберігання

75 р., 
ст. 16-б

01-04

Накази з кадрових питань тимчасового (до 10 років включно) зберігання (про стягнення, заохочення, надання відпусток тощо)

5 р., 
ст. 16-б

01-05

Накази з адміністративно-господарських питань

5 р., 
ст. 16-в

01-06

Протоколи оперативних нарад приватного виконавця з особами, які перебувають з ним у трудових відносинах

5 р., 
ст. 13

01-07

Документи (довідки, акти, пояснювальні записки тощо) про результати перевірок діяльності приватного виконавця

10 р., 
ст. 76-а

01-08

Документи (довідки, аналізи) з узагальнення практики діяльності приватного виконавця

До припинення діяльності, 
ст. 44-а

01-09

Документи (форми, листи тощо) щодо надання приватним виконавцем інформації, необхідної для ведення Єдиного реєстру приватних виконавців України

5 р., 
ст. 68

01-10

Статистична звітність приватного виконавця

До припинення діяльності, 
ст. 302-б

01-11

Документи (договори, листи, свідоцтва тощо) про підвищення кваліфікації приватного виконавця

5 р., 
ст. 618

01-12

Особові рахунки працівників (розрахунково-платіжні відомості)

75 р., 
ст. 317-а

01-13

Договори, угоди (страхування відповідальності приватного виконавця, господарські, оренди тощо)

3 р. -1, 2, 3 , 
ст. 330, 1047

-1 Після закінчення строку дії договору, угоди. 
-2 За умови завершення перевірки органами державної фіскальної служби з питань дотримання податкового законодавства. У разі виникнення спору, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до винесення остаточного рішення. 
-3 Документи, які містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, - 5 р.

01-14

Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти тощо)

3 р. -1, 2 , 
ст. 336

-1 За умови завершення перевірки органами державної фіскальної служби з питань дотримання податкового законодавства. У разі виникнення спору, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до винесення остаточного рішення. 
-2 Документи, які містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, - 5 р.

01-15

Документи (огляди, відомості тощо) про сплату податків і зборів (обов’язкових платежів)

5 р., 
ст. 267

01-16

Документи (акти, квитанції тощо) про знищення печаток і штампів

3 р., 
ст. 119, 1026

01-17

Листування з Міністерством юстиції України з питань діяльності приватного виконавця

5 р., 
ст. 22

01-18

Листування з юридичними та фізичними особами з питань діяльності приватного виконавця

5 р., 
ст. 22, 23

01-19

Трудові договори (контракти, угоди, договори цивільно-правового характеру з фізичними особами (стосовно виконання робіт, надання послуг тощо))

75 р., 
ст. 492

01-20

Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян та документи (листи, довідки, акти) з їх розгляду

5 р., 
ст. 82-б

01-21

Штатний розпис та зміни до нього

75 р., 
ст. 37-а

01-22

Посадові інструкції осіб, які перебувають у трудових відносинах з приватним виконавцем

5 р. 1 , 
ст. 43

-1 Після заміни новими

01-23

Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з наказів про прийняття, переміщення, звільнення, копії особистих документів, характеристики, листки з обліку кадрів, трудові договори тощо) осіб, які перебувають у трудових відносинах з приватним виконавцем

75 р. -1, 
ст. 493-в

-1 Після звільнення

01-24

Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого зберігання

75 р., 
ст. 121-б

01-25

Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового зберігання

5 р., 
ст. 121-б

01-26

Журнал реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань

5 р., 
ст. 121-в

01-27

Журнал реєстрації договорів (угод), однією із сторін яких є приватний виконавець

3 р. 1, 2, 3 , 
ст. 352

-1 Після закінчення строку дії договору, угоди. 
-2 За умови завершення перевірки органами державної фіскальної служби з питань дотримання податкового законодавства. У разі виникнення спору, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до винесення остаточного рішення. 
-3 Документи, які містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, - 5 р.

01-28

Журнал реєстрації загальної вхідної кореспонденції

3 р., 
ст. 122

01-29

Журнал реєстрації вихідної кореспонденції

3 р., 
ст. 122

01-30

Журнал обліку прийому громадян приватним виконавцем

3 р., 
ст. 125

01-31

Журнал обліку печаток і штампів

3 р., 
ст. 1034

02 - Виконання судових рішень, рішень інших органів (посадових осіб)

02-01

Виконавчі провадження

3 р.1

-1 Після завершення виконавчого провадження (повернення виконавчого документа без прийняття до виконання). У разі розгляду справи у суді - до прийняття рішення у справі

02-02

Виконавчі провадження за постановами про накладення адміністративного стягнення

1 р. 1

-1 Після завершення виконавчого провадження (повернення виконавчого документа без прийняття до виконання). У разі розгляду справи у суді - до прийняття рішення у справі

02-02

Копії протоколів приватного виконавця про адміністративні правопорушення та матеріали до них

5 р.

02-03

Документи (платіжні доручення, виписки з банків тощо) про рух коштів на рахунках

3 р., 
ст. 318

02-04

Журнал реєстрації документів про відкриття виконавчого провадження

3 р., 
ст. 122

02-05

Журнал обліку виконавчих проваджень

3 р., 
ст. 122

02-06

Журнал реєстрації протоколів про адміністративні правопорушення

3 р., 
ст. 122

02-07

Книга обліку депозитних сум

5 р., 
ст. 352

02-08

Книга обліку авансових внесків

5 р., 
ст. 352

03 - Архів

03-01

Справа фонду (історична довідка, акти перевіряння наявності та стану документів, акти приймання-передавання документів, акти про вилучення документів, постанови судово-слідчих органів, акти про нестачу й непоправні пошкодження документів)

До припинення діяльності, 
ст. 130-1

-1У разі припинення діяльності передаються до головного територіального управління юстиції (тимчасовому приватному виконавцю)

03-02

Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань

3 р. -1, 
ст. 137-б

-1Після знищення справ

03-03

Здавальні описи

3 р.

__________ 
Примітки:

1. Номенклатура справ приватного виконавця (далі -Номенклатура) установлює склад справ, що утворюються в діловодстві приватного виконавця. 
2. Незалежно від Номенклатури кожен приватний виконавець повинен мати індивідуальну номенклатуру справ. 
При цьому заголовки справ конкретизуються і уточнюються (вказують авторів, види документів тощо). До індивідуальної номенклатури справ дозволяється включати також заголовки справ, що не передбачені Номенклатурою. 
Залежно від кількості документів у справі та строків їх зберігання в індивідуальній номенклатурі справ дозволяється об'єднувати чи дрібнити справи, зазначені в Номенклатурі. Подрібнення справ може здійснюватися і за кореспондентами. 
3. Індивідуальна номенклатура справ приватного виконавця складається у двох примірниках. Перший примірник (недоторканний) зберігається у відповідній справі приватного виконавця, другий - використовується приватним виконавцем як робочий. 
4. Індивідуальна номенклатура справ приватного виконавця щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 01 січня наступного календарного року. 
5. Строки зберігання справ, передбачені Номенклатурою, переносяться до індивідуальної номенклатури справ приватного виконавця. Скорочувати строки зберігання не дозволяється. 
Для документів, не передбачених Номенклатурою, строки зберігання встановлюються на підставі Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884 (із змінами) (далі - Перелік типових документів). 
6. Кожній справі, включеній до номенклатури справ, присвоюється умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справи складається з індексу напряму діяльності і порядкового номера справи (наприклад, 02 - 01, де 02 - найменування напряму діяльності, 01 - номер справи згідно з порядком нумерації в межах розділу). 
За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі. 
У другій графі наводиться заголовок справи, який повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи. 
Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: 
назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); 
кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); 
стислий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); 
назва адміністративно-територіальної одиниці, з якою пов'язаний зміст документа; 
дата (період), до якої (якого) належать документи справи; 
вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби). 
У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення діловодства, вживається узагальнений термін «документи», а основні види документів, згруповані у справі, зазначаються в дужках. 
Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань («різні матеріали», «загальне листування», «вхідна кореспонденція», «вихідна кореспонденція» тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів. 
Під час розміщення заголовків справ в індивідуальній номенклатурі справ враховуються важливість документів, включених до справи, їх взаємозв'язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від державних органів, громадян, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання. 
Справи з питань, вирішення яких триває більше року (перехідні справи), вносяться до індивідуальної номенклатури справ кожного року протягом усього терміну їх вирішення під одним індексом. 
Третя графа (кількість справ) заповнюється після закінчення календарного року, коли стає відомо, яка кількість справ утворилася у минулому календарному році. 
У четвертій графі вказуються строки зберігання і посилання на статті Номенклатури або Переліку типових документів з урахуванням приміток («Після закінчення журналу та повернення документів», «Після заміни новими» тощо) 
У п'ятій графі робляться відмітки про заведення справ, передачу їх в архів, про перехідні справи тощо. 
7. У кінці календарного року індивідуальна номенклатура справ обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплюється підписом приватного виконавця.