(Лицьовий бік)

0203005

Реєстраційно-контрольна картка

Відмітка про контроль

Кореспондент (заявник)

Місце проживання, електронна адреса, номер телефону

Вид звернення:
пропозиція, заява, скарга

Категорія заявника

Індивідуальне, колективне, анонімне

Соціальний стан заявника

Ознака надходження:
первинне
повторне

Дата підписання (надсилання) звернення, дата надходження дзвінка

Дата надходження звернення

Реєстраційний індекс

Звідки надіслано

Дата надіслання

Індекс документа

Форма надходження

Основні питання

Зміст питання

Індекс питання

Додаткові питання

Резолюція

Автор і дата резолюції

Строк виконання

Виконано за ____ днів

(Зворотний бік)
Хід виконання

Дата передачі на виконання

Виконавець

Записи про продовження строку виконання, попередню відповідь тощо

Контрольні відмітки

Перевірено на місці __ ______ 20___ р. працівником _____________________________________

Дата, реєстраційний індекс документа про виконання ____________________________________

Кому надіслано _____________________________________________________________________

Результати розгляду звернення

З контролю зняв ____________________________________________________________________

Справа __________________ Том _________ Аркушів ____________________________________

(Лицьовий бік)

Елементи

Пояснення до заповнення

Кореспондент (заявник)

прізвище, ім'я, по батькові автора, для колективних звернень - запис "колективний" і зазначається прізвище одного з авторів

Дата підписання (надсилання) та надходження звернення

дата підписання заявником письмового звернення або надсилання електронного звернення, надходження усного звернення

Місце проживання, електронна пошта

адреса, зазначена у зверненні, електронна пошта, номер телефону заявника

Вид звернення

пропозиція (зауваження), заява (клопотання), скарга

Категорія і соціальний стан заявника

дані про заявника відповідно до Класифікатора звернень громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 року N 858

Ознака надходження

первинне чи повторне звернення

Дата надходження

число, місяць, рік надходження

Реєстраційний індекс

початкова літера прізвища автора (для колективних звернень, анонімних звернень (без підпису) - відповідно проставляється відмітка "КО", "БП") та порядковий номер звернення

Звідки надіслано

найменування організації, що надіслала кореспонденцію

Дата надсилання

дата супровідного листа організації, що переслала звернення

Індекс документа

індекс супровідного листа організації, що переслала звернення

Форма надходження

поштою, з використанням Інтернету, засобів електронного зв'язку (електронне звернення), за допомогою засобів телефонного зв'язку, на особистому прийомі, через уповноважену особу тощо

Попередні звернення

дати і реєстраційні індекси попередніх звернень

Основні та додаткові питання

викладається стислий зміст питань та їх індекси відповідно до Класифікатора звернень громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 року N 858

Резолюція

переноситься з документа або картки (журналу) обліку особистого прийому громадян

Автор і дата резолюції

посада, прізвище та ініціали посадової особи, дата резолюції

Строк виконання

зазначається відповідно до резолюції або строків виконання, встановлених законодавством

Відмітки про контроль

зазначається слово "Контроль" (літера "К") у правому куті картки: у лівій частині графи - про контроль організації, що переслала і контролює виконання, у правій - про власний контроль

Виконано за ______ днів

зазначається фактичний строк виконання

Код РКК (0203005)

зазначається в лівому верхньому куті лицьового боку картки за Державним класифікатором управлінської документації

У разі використання персонального комп'ютера в діловодстві за зверненнями громадян допускається застосування реєстраційно-контрольних карток та карток обліку особистого прийому громадян, що містять усі зазначені та інші необхідні елементи, у послідовності, зручній для застосування на персональному комп'ютері.

(Зворотний бік)
Хід виконання

Елементи

Пояснення до заповнення

Дата передачі на виконання

зазначається дата вручення документа безпосередньо виконавцю

Виконавець

прізвище, ініціали та номер телефону безпосереднього виконавця (графи заповнюються після кожного переміщення документа)

Записи про продовження строку виконання, попередню відповідь

новий строк виконання, посада і прізвище керівника, який прийняв рішення про його зміну; адресат, дата, індекс, короткий зміст попередньої відповіді або питання

Контрольні відмітки

відмітки про нагадування, стан виконання тощо

Перевірено

дата перевірки, прізвище та ініціали особи, що проводила перевірку, результати перевірки

Дата, реєстраційний індекс документа про виконання

дата і реєстраційний індекс документа, в якому міститься остаточне рішення

Кому надіслано

зазначаються всі адресати, яким надіслано документ з остаточним рішенням

Результат розгляду звернення

короткий виклад прийнятих рішень з усіх порушених питань

Вирішено

зазначається характер відповіді на пропозицію, заяву, скаргу - позитивно, відмовлено у задоволенні, повернуто відповідно до закону, залишено без розгляду, надіслано за належністю

З контролю зняв

посада, прізвище та ініціали керівника або іншої посадової особи, яка прийняла рішення про зняття з контролю звернення, та підпис відповідального за здійснення контролю

Справа..., том..., аркушів...

індекс справи за номенклатурою, номер тому (проставляються після прийняття рішення про остаточне виконання звернення)

Примітка. Рекомендується застосовувати картки форматом А5 (148 х 210 міліметрів).