Образец бланка (пример шаблона) инструкции:

Наименование предприятия,
учреждения, организации
 

Утверждаю:
Директор
________________ (Подпись) (Ф.И.О.)
М. П.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается на работу и увольняется с работы директором.
1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документальное обеспечение управленческой деятельности.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.
1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
- Действующим законодательством Украины;
- Уставом предприятия;
- Положением о функциональных службах предприятия;
- Приказами (указаниями) руководства предприятия;
- Нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
- Настоящей должностной инструкцией.
1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим или средним профессиональным образованием и стажем работы не менее одного года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
1.6. Секретарь-референт должен обладать знаниями по:
- Перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
- Организационной структуры предприятия;
- Организации работы с документами, составление документации, другим вопросам делопроизводства на предприятии;
- Организации управленческой работы;
- Применение средств вычислительной и организационной техники;
- Перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера - ________________;
- Культуры работы и служебной этики;
- Охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
2. Функции
На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.
2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.
2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.
2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.
2.5. Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия специалиста по персоналу).
3. Должностные обязанности
Секретарь-референт должен:
3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия необходимой документацией и документооборотом.
3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию входящей и исходящей документации, контроль за исполнением документов, информационно-справочное обслуживание и хранение соответствующей информации.
3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
3.4. Осуществлять контроль за выполнением решений и поручений руководителя, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.
3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководителю, давать по ним компетентные заключения.
3.6. Осуществлять оперативную связь с другими организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т.д.).
3.7. Осуществлять прием посетителей путем _______________________.
3.8. Выполнять работу по документальному обеспечению кадровой деятельности предприятия:
- Оформление приказов по личному составу;
- Оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
- Оформление трудовых книжек;
- Оформление трудовых контрактов (договоров);
- Оформление командировочных документов;
- Оформление листков нетрудоспособности;
- Ведение табеля учета рабочего времени;
- Выдача справок о трудовом стаже и заработной плате.
3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документального обеспечения предприятия.
3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.
3.12. Выполнять все поручения руководителя по _____________________.
4. Должностные ПРАВА
Секретарь-референт имеет право:
4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководителя.
4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления, международных правил оформления документов.
4.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
4.5. Вносить на рассмотрение руководителя предложения по улучшению документального обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческой деятельности на основе применения электронной техники.
4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, имеющихся в документообороте при деятельности предприятия.
4.7. Работать с документами, имеющими гриф "ДСП" или "Конфиденциально".
4.8. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения решений руководителя и предоставление необходимой информации руководителю.
5. Ответственность
Секретарь-референт несет ответственность за:
5.1. Качество документов, представленных на подпись руководителю предприятия.
5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведения документов.
5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Конфиденциально" или "ДСК".
5.4. Неточное и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

Юрисконсульт ________________________________
Ф.И.О.

Нравится? Лайкни!