Образец бланка (пример шаблона) инструкции:

_________________________________

(название учреждения, организации)
_________________________________

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЗАВЕДУЮЩЕГО КАНЦЕЛЯРИЕЙ

УТВЕРЖДАЮ

______________________________

(руководитель учреждения, организации,

другое должностное лицо,

______________________________

уполномоченное утверждать

______________________________

должностную инструкцию)


_________ ____________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

"___" ____________ ____ г.

I. Общие положения

1. Заведующий канцелярией относится к профессиональной группе "Руководители".

2. Назначение на должность заведующего канцелярией и освобождение из нее осуществляется приказом руководителя предприятия с соблюдением требований Кодекса законов о работе Украины и действующего законодательства о труде.

3. Заведующий канцелярией подчиняется непосредственно _________________

______________________________________________________________________.

4. ________________________________________________________________.

5. ________________________________________________________________.


II. Задачи и обязанности

Заведующий канцелярией:

1. Руководит службой делопроизводства на предприятии.

2. Обеспечивает своевременную обработку полученной и отправленной корреспонденции, ее доставку по назначению.

3. Осуществляет систематический контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

4. Организует работу, состоящую в приеме материалов и документов, в том числе приказов и распоряжений руководства предприятия, их регистрации, учету и передаче в соответствующие структурные подразделения, хранении материалов текущего делопроизводства, формировании дел и их направлении на государственное хранение.

5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии и в его подразделениях, номенклатуру дел.

6. Разрабатывает предложения по усовершенствованию системы делопроизводства, внедряет их, принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, средствами автоматизации управленческого труда и тому подобное.

7. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием и хранением материалов, своевременной передачей их в архив, подготовкой справок о соблюдении сроков исполнения документов.

8. Обеспечивает печатания и размножения служебных документов.

9. Принимает участие в подготовке созванных руководством совещаний, организует их техническое обслуживание.

10. Оформляет документы на служебные командировки, регистрирует работников, прибывающих в командировку на предприятие.

11. Руководит работниками канцелярии.

12. Проводит работу по защите информации, которая представляет государственную, коммерческую и служебную тайну.

13. _______________________________________________________________.

14. _______________________________________________________________.

15. _______________________________________________________________.


III. Права

Заведующий канцелярией имеет право:

1. Требовать от руководителя предприятия (иных руководителей) содействие в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

2. Требовать от руководителей структурных подразделений предприятия и других ответственных работников надлежащего выполнения установленных правил работы с документами.

3. В пределах своей компетенции подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.

4. Вносить предложения руководству предприятия:

- о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, которые не выполняют должным образом свои должностные обязанности;

- о поощрении за образцовое выполнение трудовых обязанностей подчиненных ему работников.

5. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

6. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.

7. Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.

8. Давать указания, обязательные для выполнения работниками канцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения.

9. ________________________________________________________________.

10. _______________________________________________________________.


IV. Ответственность

Заведующий канцелярией несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим законодательством Украины о труде.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.

3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим гражданским законодательством и законодательством о работе Украины.

4. ________________________________________________________________.

5. ________________________________________________________________.


V. Заведующий канцелярией должен знать:

1. Постановления, распоряжения, приказы, методические, нормативные и другие руководящие материалы по организации делопроизводства.

2. Государственную систему делопроизводства.

3. Стандарты системы организационно-распорядительной документации.

4. Структуру предприятия.

5. Организацию делопроизводства на предприятии.

6. Схемы документооборота.

7. Порядок разработки номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности, сроки и порядок передачи дел в архив.

8. Системы организации контроля за исполнением документов.

9. Организационную технику и другие средства автоматизации управленческого труда.

10. Основы трудового законодательства, организации производства и управления.

11. Правила внутреннего трудового распорядка.

12. _______________________________________________________________.

13. _______________________________________________________________.


VI. Квалификационные требования

- Базовое высшее образование соответствующего направления подготовки (бакалавр или младший специалист) без требований к стажу работы или полное общее среднее образование, профессионально-техническое образование и стаж работы в службе делопроизводства не менее 1 года.

- ________________________________________________________________.


VII. Взаимоотношения (связи) по должности

1. За отсутствия заведующего канцелярией его обязанности исполняет заместитель (при отсутствии такового - лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за качественное и своевременное исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Для выполнения обязанностей и реализации прав заведующий канцелярии взаимодействует:

2.1. С руководителями всех структурных подразделений предприятия по вопросам:

- ведение делопроизводства;

- организации контроля и проверки указаний;

- подготовки и представления необходимых документов;

- ________________________________________________________________.

2.2. С начальником юридического отдела по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

2.3. С заведующим хозяйства по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами и прочее.

2.4. С начальником отдела кадров по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела.

2.5. С ______________________ по вопросам:

__________________________________________________________________.

2.6. С ______________________ по вопросам:

__________________________________________________________________.

2.7. С ______________________ по вопросам:

__________________________________________________________________.



Руководитель
структурного подразделения:


_______ ______________________

(подпись) (фамилия, инициалы)


"___" ____________ ____ г.

СОГЛАСОВАНО:

Начальник юридического отдела



_______ ______________________

(подпись) (фамилия, инициалы)



"___" ____________ ____ г.

С инструкцией ознакомлен:


_______ ______________________

(подпись) (фамилия, инициалы)


"___" ____________ ____ г.

Нравится? Лайкни!