Зразок бланку (приклад шаблону) інструкції:

1. Загальні положення

1.1. Помічник керівника підприємства належить до категорії "Фахівці".

1.2. Призначається на посаду та звільняється з неї наказом керівника підприємства.

1.3. Безпосередньо підпорядковується керівнику підприємства.

1.4. У своїй діяльності керується чинним законодавством України, установчими документами підприємства, локальними нормативними актами підприємства, у т. ч. правилами внутрішнього трудового розпорядку, положеннями про структурні підрозділи підприємства, а також наказами та розпорядженнями керівника підприємства, нормативними і методичними документами щодо організації діловодства.

1.5. Мета діяльності - допомога керівнику підприємства в окремих питаннях управлінської діяльності та створення умов, що забезпечують максимальну ефективність праці керівника підприємства.

1.6. У разі відсутності помічника керівника підприємства (хвороба, відпустка, відрядження тощо) виконання його обов'язків забезпечує секретар керівника підприємства.

2. Завдання та обов'язки

2.1. Здійснює контроль за своєчасним виконанням працівниками підприємства виданих наказів та розпоряджень; розробляє методики такого контролю, веде картки контролю виконання наказів, розпоряджень і доручень керівника підприємства.

2.2. Планує робочий день керівника підприємства (зустрічі, телефонні дзвінки, прийом відвідувачів тощо).

2.3. Здійснює технічне забезпечення діяльності керівника підприємства (замовлення транспорту, організація зустрічей, переговорів тощо).

2.4. За дорученням керівника підприємства вирішує окремі питання під час короткочасних службових відряджень.

2.5. Супроводжує керівника підприємства на ділових зустрічах і у відрядженнях.

2.6. Бере участь у переговорах, ділових зустрічах, спеціальних прийомах; веде протоколи і складає різні документи за результатами заходів.

2.7. Підтримує зв'язок з іншими організаціями і підприємствами, а також державними органами та вирішує справи, які не потребують особистої присутності керівника підприємства.

2.8. За дорученням керівника підприємства узгоджує або вирішує окремі питання з керівниками та працівниками структурних підрозділів, контролює виконання ними окремих доручень, наказів і розпоряджень керівника підприємства, а також отримує від них необхідну інформацію й матеріали.

2.9. У межах своєї компетенції готує проекти наказів і розпоряджень керівника підприємства, а також за його дорученням проекти інших матеріалів і документів, що стосуються діяльності підприємства.

2.10. Здійснює збір й отримання з різних зовнішніх джерел матеріалів та інформації, що необхідні керівнику підприємства, аналізує їх; доповідає керівнику про результати проведеного аналізу.

2.11. Веде діловодство, вивчає кореспонденцію, що надійшла на ім'я керівника підприємства, у межах своєї компетенції готує проекти відповідей або рішень.

2.12. Веде запис на прийом до керівника підприємства, організовує прийом відвідувачів.

2.13. Виконує окремі доручення керівника підприємства щодо управління персоналом, здійснює контроль за роботою окремих категорій працівників.

2.14. Виконує інші обов'язки та доручення керівника підприємства у межах своєї компетенції і спеціалізації за додатковими видами діяльності.

3. Права

Має право:

3.1. Визначати пріоритети у взаємовідносинах керівника підприємства з окремими працівниками, посадовими особами інших організацій, відвідувачами.

3.2. Візувати та підписувати окремі категорії документів, що належать до його компетенції.

3.3. Ознайомлюватися з документами, які визначають його права й обов'язки, а також критерії якості здійсненої ним роботи.

3.4. Запитувати й отримувати від структурних підрозділів підприємства, а також від інших організацій (у межах своєї компетенції) різні матеріали, інформацію, довідки та інші документи.

3.5. Готувати проекти рішень і окремих документів у межах своєї компетенції.

3.6. У межах своєї компетенції та повноважень відповідати на телефонні дзвінки, адресовані керівнику підприємства, з метою ефективного використання його робочого часу.

3.7. Вносити пропозиції керівнику підприємства щодо підвищення ефективності та якості своєї роботи.

4. Відповідальність

Несе відповідальність:

4.1. За неякісне та несвоєчасне виконання наказів та розпоряджень керівника підприємства.

4.2. За недостовірність і необґрунтованість звітів, підготовлених за результатами аналізу різних документів та інших матеріалів.

4.3. Відповідно до чинного законодавства за спричинені підприємству матеріальні збитки внаслідок неналежного виконання своїх посадових обов'язків.

4.4. За недотримання правил внутрішнього трудового розпорядку та положення про комерційну таємницю підприємства.

Оцінювання роботи помічника керівника підприємства здійснює керівник підприємства з урахуванням оперативності та якості виконання помічником посадових обов'язків.

5. Повинен знати

5.1. Політику і мету діяльності підприємства.

5.2. Постанови, розпорядження, накази, положення, інструкції та інші керівні матеріали і нормативні документи, пов'язані з діяльністю підприємства.

5.3. Структуру та керівний склад підприємства і його підрозділів.

5.4. Установлені стандарти, норми, правила, методики та процедури, що стосуються окремих видів його діяльності (спеціалізації) з метою допомоги керівнику підприємства в його роботі.

5.5. Правила користування приймально-переговорними пристроями, технічними засобами оброблення документів, усної та писемної документної інформації, комп'ютерами і відповідним програмним забезпеченням.

5.6. Стандарти системи організаційно-розпорядчої документації.

5.7. Етику і правила ділового спілкування.

5.8. Основи адміністративного права, законодавства про працю, а також іншого спеціалізованого законодавства (у разі спеціалізації на окремих видах діяльності поза рамками здійснення функцій адміністративного характеру).

6. Кваліфікаційні вимоги

Неповна або повна вища освіта (бакалавр, спеціаліст). Стаж попередньої роботи не менше 2 років. Вміння працювати з комп'ютером на рівні користувача.

7. Взаємовідносини (зв'язки) за посадою

Безпосередньо контактує з керівником підприємства, його заступниками, керівниками і працівниками структурних підрозділів підприємства. У межах своєї компетенції також контактує з посадовими особами та фахівцями інших підприємств, установ і організацій.

Візи

Нравится? Лайкни!