Зразок бланку (приклад шаблону) інструкції:

I. Загальні положення

1. Завідувач канцелярії належить до професійної групи "Керівники".

2. Призначення на посаду завідувача канцелярії та звільнення з неї здійснюється наказом керівника підприємства з дотриманням вимог Кодексу законів про працю України та чинного законодавства про працю.

3. Завідувач канцелярії безпосередньо підпорядковується _________________

______________________________________________________________________.

4. ________________________________________________________________.

5. ________________________________________________________________.

II. Завдання та обов'язки

Завідувач канцелярії:

1. Керує службою діловодства на підприємстві.

2. Забезпечує своєчасне оброблення одержаної та відправленої кореспонденції, її доставку за призначенням.

3. Здійснює систематичний контроль за строками виконання документів та їх правильним оформленням.

4. Організує роботу, яка полягає у прийманні матеріалів і документів, у тому числі наказів і розпоряджень керівників підприємства, їх реєстрації, обліку і передаванні у відповідні структурні підрозділи, зберіганні матеріалів поточного діловодства, формуванні справ і їх направленні на державне зберігання.

5. Розробляє інструкції щодо ведення діловодства на підприємстві та в його підрозділах, номенклатуру справ.

6. Розробляє пропозиції щодо удосконалення системи діловодства, впроваджує їх, вживає заходів щодо забезпечення працівників служби діловодства необхідними інструктивними і довідковими матеріалами, а також інвентарем, обладнанням, засобами автоматизації управлінської праці тощо.

7. Здійснює методичне керівництво організацією діловодства в підрозділах підприємства, контроль за правильним формуванням та зберіганням матеріалів, своєчасним передаванням їх до архіву, підготовкою довідок про додержання строків виконання документів.

8. Забезпечує друкування і розмножування службових документів.

9. Бере участь у підготовці скликаних керівництвом нарад, організує їх технічне обслуговування.

10. Оформляє документи на службові відрядження, реєструє працівників, які прибувають у відрядження на підприємство.

11. Керує працівниками канцелярії.

12. Проводить роботу по захисту інформації, яка являє державну, комерційну та службову таємницю.

13. _______________________________________________________________.

14. _______________________________________________________________.

15. _______________________________________________________________.

III. Права

Завідувач канцелярії має право:

1. Вимагати від керівника підприємства (інших керівників) сприяння у виконанні обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією.

2. Вимагати від керівників структурних підрозділів підприємства та інших відповідальних працівників належного виконання встановлених правил роботи з документами.

3. В межах своєї компетенції підписувати та візувати документи, пов'язані з діяльністю канцелярії.

4. Вносити пропозиції керівництву підприємства:

- про притягнення до матеріальної та дисциплінарної відповідальності підпорядкованих йому працівників, які не виконують належним чином свої посадові обов'язки;

- про заохочення за зразкове виконання трудових обов'язків підпорядкованих йому працівників.

5. Повертати виконавцям документи та вимагати їх доробки у випадку порушення встановлених правил.

6. Здійснювати перевірки організації діловодства в структурних підрозділах.

7. Вносити на розгляд керівництва підприємства пропозиції щодо покращання діяльності відділу, форм і методів роботи з документами.

8. Давати вказівки, обов'язкові для виконання працівниками канцелярії; вимагати своєчасного та якісного їх виконання.

9. ________________________________________________________________.

10. _______________________________________________________________.

IV. Відповідальність

Завідувач канцелярії несе відповідальність:

1. За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, що передбачені цією посадовою інструкцією, - в межах, визначених чинним законодавством України про працю.

2. За правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України.

3. За завдання матеріальної шкоди - в межах, визначених чинним цивільним законодавством та законодавством про працю України.

4. ________________________________________________________________.

5. ________________________________________________________________.

V. Завідувач канцелярії повинен знати:

1. Постанови, розпорядження, накази, методичні, нормативні та інші керівні матеріали з організації діловодства.

2. Державну систему діловодства.

3. Стандарти системи організаційно-розпорядчої документації.

4. Структуру підприємства.

5. Організацію діловодства на підприємстві.

6. Схеми документообігу.

7. Порядок розробки номенклатури справ, описів справ постійного і тимчасового зберігання, встановленої звітності, строки та порядок передачі справ до архіву.

8. Системи організації контролю за виконанням документів.

9. Організаційну техніку та інші засоби автоматизації управлінської праці.

10. Основи трудового законодавства, організації виробництва та управління.

11. Правила внутрішнього трудового розпорядку.

12. _______________________________________________________________.

13. _______________________________________________________________.

VI. Кваліфікаційні вимоги

- Базова вища освіта відповідного напряму підготовки (бакалавр або молодший спеціаліст) без вимог до стажу роботи, або повна загальна середня освіта, професійно-технічна освіта та стаж роботи у службі діловодства не менше 1 року.

- ________________________________________________________________.

VII. Взаємовідносини (зв'язки) за посадою

1. За відсутності завідувача канцелярії його обов'язки виконує заступник (за відсутності такого - особа, призначена у встановленому порядку), який набуває відповідних прав та несе відповідальність за якісне та своєчасне виконання покладених на нього обов'язків.

2. Для виконання обов'язків та реалізації прав завідувач канцелярії взаємодіє:

2.1. З керівниками всіх структурних підрозділів підприємства з питань:

- ведення діловодства;

- організації контролю та перевірки вказівок;

- підготовки та подання необхідних документів;

- ________________________________________________________________.

2.2. З начальником юридичного відділу з правових питань, пов'язаних з підготовкою документів.

2.3. З завідувачем господарства з питань забезпечення засобами оргтехніки, бланками документів, канцтоварами тощо.

2.4. З начальником відділу кадрів з питань підбору, прийому, звільнення та переміщення працівників відділу.

2.5. З ______________________ з питань:

__________________________________________________________________.

2.6. З ______________________ з питань:

__________________________________________________________________.

2.7. З ______________________ з питань:

__________________________________________________________________.

Нравится? Лайкни!